Forslag til vedtægtsændring for Tangoforeningen.

Hensigten med nedenstående forslag til vedtægtsændring er:

• Øge fokus på generalforsamlingen som en vigtig foreningsbegivenhed.
• Stimulere medlemsdemokratiet og debatten ved at sikre at medlemmerne modtager al relevant information før og efter generalforsamlingen. Forslaget er yderligere begrundet længere nede.
• Foreningens nuværende vedtægter kan ses på flg. link:http://tangoforeningen.dk/?page_id=644

__________________________________________________________________

Forslag

• Forslaget omhandler ændringer til § 4 (som drejer sig om generalforsamlingen)
• Punkt b.  Ændres- fra:              ”Den skal indvarsles mindst tre uger før mødet.”- til:               ”Den skal indkaldes mindst tre uger før mødet gennem minimum:
  – særskilt mail til medlemmerne

                – særskilt opslag på foreningens hjemmeside: www.tangoforeningen.dk
  Såvel mail som opslag på hjemmesiden skal indeholde:
  dagsorden samt årsberetning og årsregnskab”
  punkt f og g slås sammen og ændres på flg. måde

  Punkt f. ændres

  – fra               ”Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være
  bestyrelsen i hænde senest 14 dage inden mødet”

  – Til     ”Forslag – herunder forslag til vedtægtsændringer –  der ønskes behandlet
  på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage inden mødet.

  Indkomne forslag skal herefter som minimum:

         – Rundsendes til medlemmerne som særskilt mail.

         – Fremlægges på foreningens hjemmesiden i relation til indkaldelsen
  (jævnfør punkt b).

  Og kan herefter vedtages/forkastes på den kommende generalforsamling”.

  Punkt g.:  nedlægges da indholdet nu er indeholdt i punkt f.

  (Nuværende indhold:
  ”Forslag til vedtægtsændringer skal forelægges den siddende bestyrelse. Forslaget skal herefter sendes ud til orientering/kommentering hos medlemmerne, og kan herefter vedtages/forkastes på den kommende generalforsamling.”)

  Nyt punkt j.:

  ”Referat fra generalforsamlingen skal inden for en måned efter generalforsamling som minimum:

• Rundsendes til medlemmerne med særskilt mail.
• Fremlægges med særskilt opslag på foreningens hjemmeside i relation til indkaldelsen.”Nyt punkt k.:”Bestyrelsen kan nedsætte et udvalg af foreningens medlemmer til at varetage alle forhold omkring indkaldelse af,  afholdelse  af og opfølgning på generalforsamlingen.Bestyrelsen skal være repræsenteret i udvalget med minimum eet medlem.”

____________________________________________________________________

Baggrund og uddybning af begrundelse for forslaget..

I de første mange år af Tangoforeningen var den kvartårlige udgivelse af TangoTidende en af foreningens hovedaktiviteter.

Udgivelsen af TangoTidende sikrede tidligere at alle medlemmer fik tilsendt information om indkaldelse til generalforsamling, årsberetning, årsregnskab og referat fra generalforsamling.

Efter at TangoTidende ikke længere udkommer, er denne automatik ikke længere gældende.

På de 2 foregående generalforsamlinger har jeg fremsat forslag om at der blev nedsat et udvalg, som skulle tage sig af det praktiske  omkring generalforsamling  – (herunder indkaldelse mv).

Det har begge gange resulteret i en diskussion om, hvad en generalforsamling kan pålægge en bestyrelse.

Derfor er forslaget nu at indarbejde ændringer i vedtægterne så der ikke er tvivl om hvad der er ”lovligt” og hvad der ikke er ”lovligt.”.

Tendensen i samfundet er at mere og mere informationsudveksling sker elektronisk,

Forslaget skal være med til at sikre maksimal information til medlemmerne uden at det koster noget – f.eks. i form af porto.

Som udgangspunkt skal information derfor formidles til medlemmerne via elektronisk mail.

For at skabe maksimal opmærksomhed om generalforsamlingen som en selvstændig begivenhed, så foreslås indkaldelse udsendt som selvstændig mail.

Hvis den blot bliver nævnt som en notits i en nyhedsmail, så er der stor chance/risiko for at den bliver overset eller glemt.

Og når der er oprettet adresse- og maillister, så kræver det blot et klik med musen for at sende informationen ud til alle medlemmer. Så der ligger ikke det store arbejde i det.

Men det er ikke tilstrækkeligt med indkaldelse via mail, for dels er det ikke sikkert alle medlemmer har en mailadresse og dels kan foreningen have en interesse i at foreningens aktiviteter formidles offentligt.

Derfor omhandler forslaget også punkter som omhandler opslag på foreningens hjemmeside.

Tidligere blev referatet fra generalforsamlingen gengivet i TangoTidende.

Efter nedlæggelsen af TangoTidende foreligger der ingen retningslinier for hvordan medlemmerne får adgang til referat fra Generalforsamlingen.

Forslaget indeholder derfor et nyt punkt J, som retter op på denne mangel.

Formidling via foreningens hjemmeside sikrer informationen er tilgængelig for alle – i modsætning til formidling via sociale medier som f.eks. facebook.

Derfor omhandler forslaget at informationen som minimum også kommer ud via foreningens hjemmeside.

Men det vil selvfølgelig være fint også at indkalde via de sociale medier – det er blot ikke tilstrækkeligt.

Med venlig hilsen

Poul Ebbe Rasmussen